Pengertian Surat yang Baik dan Benar - DATAZKU

Jumat, 03 Maret 2017

Pengertian Surat yang Baik dan Benar


Didalam suatu Organisasi, Instansi, ataupun Perusahaan didalamnya tidak akan terlepas dengan proses/kegiatan surat menyurat. Namun kita belum paham apakah pengertian dari surat itu sendiri. Untuk itu sebelum Anda membuat surat yang baik dan benar, tentu Anda harus memahami dahulu apa itu surat dan proses yang efektif melalui surat. Langsung saja baca kelanjutan dari artikel ini.

Surat adalah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi, ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya.

Informasi yang dimuat dalam surat, ada yang tidak memerlukan balasan atau tanggapan dari si penerima surat, dan ada pula yang memerlukan balasan atau tanggapan dari si penerima surat. Kegiatan yang terakhir ini disebut surat menyurat atau korespondensi, yaitu suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan (komunikasi) secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain dengan cara saling berkirim surat.

Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat memperlancar proses komunikasi, sebaiknya kedua belah pihak memperhatikan tata cara penulisan atau pembuatan surat, yaitu:
  1. Isi surat harus jelas maksudnya,
  2. Gunakan bahasa yang baik, sopan dan benar,
  3. Tulis atau ketiklah surat dengan rapi, agar si penerima surat tertarik dan berkesan pada waktu membacanya,
  4. Sedapat mungkin hindari kesalahan,
  5. Usahakan menggunakan alat tulis menulis yang baik.

Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran si penulis surat yang maksudnya agar mendapat tanggapan positif dari si penerima surat. Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu bahasa surat merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi yang efektif.

Sehubungan dengan itu, perlu pula diperhatikan kepada siapa surat yang ditulis ini ditujukan. Apakah ia mengerti bahasa indonesia atau tidak? Seandainya ia mengerti bahasa Indonesia maka gunakanlah Bahasa Indonesia yang baik. Begitu pula seandainya ia bukan orang Indonesia maka gunakanlah Bahasa Inggris dalam menulis surat. Karena Bahasa Inggris adalah bahasa Internasional yang cukup banyak diketahui oleh orang-orang di seluruh dunia. Bagaimana mungkin komunikasi dapat terlaksana jika salah satu pihak tidak memahami bahasa yang digunakan dalam surat tersebut.

Surat juga tidak hanya ditulis dan diinformasikan kepada seseorang begitu saja, namun harus memperhatikan syarat dasar dalam membuat surat yang baik. Bagaimana cara menulis surat, penguasaan materi yang akan dikomunikasikan, pengetahuan tentang teknik korespondensi dan sebagainya. Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi, Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan bergaul dengan tetangga, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orangtua Anda. Demikian pula, dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.

Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak akan terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Pemberian informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih tergolong kedalam pemberian informasi secara lisan. Adapun sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan dalam aktivitas di atas adalah Surat. Surat adalah sarana komunikasi tertulis. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Jadi Anda harus mengerti pengertian Surat dan Korespondensi. Ayo kita lihat lebih dalam lagi, apa pengertian dari korespondensi dan surat tadi.

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang isyarat, atau tanda-tanda yang lain.
Sedangkan pengertian surat menurut E. Zaenal Arifin (1996:2) memberikan batasan: Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.

Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu saling melengkapi.

Tujuan Umum Surat

Dalam setiap proses komunikasi pasti mengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkan dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut:
  1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalis pengirimnya.
  2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
  3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
  4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
  5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis, dan administratif.

Nah, bagaimana, apakah Anda sudah mengerti pengertian dari surat dan juga korespondensi?. Kiranya perlu kita cermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Contohnya saja e-mail atau surat elektronik yang dibuat bukan dengan kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses "paperless". Istilah "paperless" disini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Demikian artikel mengenai pengertian surat. Semoga Anda lebih mengerti apa itu surat serta cara efektif untuk memperlancar komunikasi melalui surat. Semoga Bermanfaat.

Kolom Komentar